Politique d’équité d’accès aux services
politique
La présente politique d’équité d’accès aux services vise à assurer à tous les propriétaires conventionnés la possibilité de bénéficier des mêmes conditions et d’avoir le même accès aux services et ressources du groupement forestier.
Principes
La politique repose sur les principes suivants :
Les propriétaires conventionnés :
- Partagent les mêmes objectifs d’aménagement forestiers que le groupement forestier ;
- Sont tous traités sur un pied d’égalité ;
- Ont les mêmes possibilités d’accès aux ressources et aux services offerts par le groupement forestier ;
- Ont les mêmes possibilités d’utiliser les ressources et les services offerts par le groupement forestier ;
Les biens et les services du groupement forestier sont offerts à tout propriétaire conventionné de manière juste, respectueuse et équitable, qu’il détienne ou non une action ou une part sociale, qu’il fasse exécuter les travaux par les travailleurs du groupement forestier ou qu’il les réalise lui-même.
Le groupement forestier :
- Accueille tout propriétaire de boisé privé qui en fait la demande et dont au moins un des lots est situé sur son territoire exclusif ;
- Permet à tout nouveau propriétaire conventionné d’acquérir une action ;
- Sert les propriétaires conventionnés selon des règles définies et adoptées par le Conseil d’administration et lors de l’assemblée annuelle ;
- Rend des comptes sur l’aide consentie aux propriétaires conventionnés selon les indicateurs définis en assemblée annuelle ;
- Traite les plaintes de ses membres en suivant un mécanisme défini de traitement des plaintes présenté lors de l’assemblée annuelle ;
- Établis les règles de distribution de ses budgets et les présentes lors de l’assemblée annuelle.
Règles de fonctionnement
Le groupement forestier respecte les principes énoncés ci-dessus en mettant en œuvre les règles suivantes adoptées au préalable lors de l’assemblée annuelle.
Thème 1 – Accueil des nouveaux membres
- Le groupement forestier maintient un registre des membres (ou actionnaires) et des nouveaux membres (ou actionnaires) accueillis en cours d’année, de même que des propriétaires de boisés privés qui ont été invités à devenir membre (actionnaire), mais qui ont refusé. Dans ce cas, le groupement forestier conserve le formulaire de renonciation dûment signé par chacun des membres.
- Le coût d’acquisition d’une action au moment de devenir membre est établi à 10$ de l’action, soit un total de 100$ (1 actions ordinaires et 9 actions privilégiés).
Thème 2 – Règles d’attribution des services
Le groupement forestier assure l’équité d’accès aux services en répondant aux demandes des propriétaires conventionnés en fonction des critères suivants
- Selon l’ordre d’enregistrement des demandes (premier arrivé, premier servi) sous forme d’une liste d’attente pouvant être consultée en tout temps par les propriétaires conventionnés.
- En fonction du montant annuel maximal alloué par propriétaire défini par le groupement forestier ou l’agence ;
- Selon les priorités causées par les catastrophes naturelles ;
- Selon les superficies minimales, traitables ;
- Selon la répartition du budget entre les travaux autorisés par l’agence.
Thème 3 – Traitement des plaintes
Le processus de traitement des plaintes doit prévoir et désigner plus d’une personne responsable de la réception et du traitement des plaintes.
Le groupement forestier doit offrir la possibilité de rediriger une plainte vers le MRNF lorsqu’elle ne peut être résolue à l’interne dans le groupement forestier, à l’adresse : renseignements@mrnf.gouv.qc.ca .
Le groupement forestier traite les plaintes formulées par ses actionnaires et membres de la façon suivante :
- Un processus de traitement des plaintes est mis en place ;
- Un bilan des plaintes traitées et non traitées est présenté lors de l’assemblé annuelle et dans le rapport annuel ;
- Un rapport sur tous les cas d’éthique concernant les administrateurs et les personnes apparentées, les travailleurs et les transactions relatives aux lots appartenant au groupement forestier traités dans l’année sera présenté lors de l’assemblée annuelle et dans le rapport annuel ;
- Une plainte peut être formulée auprès de monsieur Steven Aumond ou Madame Katheen Lindsay.
- Un registre des plaintes est tenu à jour, dans lequel sont consignés le nom des membres ayant formulé une plainte, la date de dépôt des plaintes, leur nature ainsi que le résultat du traitement de chacune des plaintes.
Thème 4 – Reddition de comptes
Le groupement forestier rend des comptes à ses membres lors de son assemblée annuelle sur les éléments suivants :
- Le nombre de propriétaires conventionnés desservis durant l’année de référence avec les budgets associés et la moyenne des sommes investies par propriétaires
- Le montant total d’aide investi chez chacun des administrateurs et les personnes apparentées et du personnel du groupement forestier de façon non nominale.
Confirmation d’adoption de la politique d’équité d’accès aux services du groupement forestier en assemblée annuelle et de sa réception par l’actionnaire.
La présente politique d’équité d’accès aux services a été adoptée par le conseil d’administration le 12 mai 2026 conformément à la résolution no 2026-07 et sera entérinée à l’assemblée générale annuelle qui se déroulera en 2027.
Dispositif de diffusion de la politique
- La politique sera transmise à tous les membres en règle du groupement forestier lors de la prochaine convocation à l’assemblée générale suivant l’adoption du modèle d’affaires des groupements forestiers.
- La politique sera expliquée à tout nouveau membre et transmise au moment de l’adhésion au groupement forestier.
- La politique sera également affichée dans les locaux ainsi que sur le site Web du groupement forestier, de sorte qu’elle soit facilement accessible aux membres.
- Le responsable de la politique est monsieur Steven Aumond, directeur général.